Fondation Zakoura recrute une assistante de direction

Fonction Assistante de Direction Rattachement hiérarchique   Directrice Générale Missions Assister la Directrice Générale Fac... thumbnail 1 summary

Fonction Assistante de Direction

Rattachement hiérarchique  Directrice Générale

Missions Assister la Directrice Générale
Faciliter la circulation de l’information au sein de la Fondation
Orienter et conseiller dans leurs démarches, les interlocuteurs internes et externes formulant une demande
Recueillir et traiter les informations émanant ou communiquées à la Direction Générale
Gérer et assurer le suivi des dossiers qui vous sont confiés

Responsabilités
Mission1 : Gestion des appels téléphoniques
Traitement des appels téléphoniques de la Direction Générale
Etablissement des contacts directs de Directrice Générale avec l’extérieur
Mission2 : Traitement du courrier
Envoi du courrier
Bureau d’ordre : Enregistrer, trier et dispatcher le courrier reçu
organisation et tenue à jour du classement du courrier de la direction Générale et du service partenariat (entrant et sortant)
Mission3 : Assurer le secrétariat du Directeur Général
Gestion de l’agenda, planning et voyages de la Directrice Générale, et la prise des RDV
Tenue à jour du fichier des contacts
Organisation des dossiers de la Directrice Générale
Recherches documentaires (Internet …)
Rédaction des courriers, notes et supports écrits, comptes rendus de réunions et mise en page des documents
Représentation de la direction générale en interne tout comme en externe
Préparation des réunions : convocations, préparation des dossiers (AG, CA, réunions du personnel, réunion du comité de direction, réunions de suivi…)
Collecte d’informations, de données et de documents
Mission 4 : Suivi des opérations courantes
Coordination du comité de direction et suivi des plans d’action
Suivi et coordination des diverses missions ponctuelles
Gestion de la logistique des évènements et des réunions (calendrier et fréquences, réservation des salles, duplication des dossiers, etc.),
Organisation la logistique des missions à l’étranger, d’actions de formation : réservation locaux, buffet, repas, transport, commandes et dépenses s’y rapportant.…
Mise en œuvre et suivi du plan de motivation et de fidélisation du personnel de la Fondation
Mission 5 : Divers
Participation aux quelques fonctions support pour la Direction Générale (Achats, maintenance, logistique …)
Réservations hôtel et achat de billet de transport

Compétences requises Compétences et connaissances professionnelles :
Bonne pratique d’Excel, maîtrise de Word, d’Internet et des messageries électroniques.
Parfaite maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral
Maîtrise de l’anglais
Respect des échéances communiquées par la Direction
Respect de la confidentialité des informations et des données avec grande discrétion en interne comme à l’externe (la confidentialité est centrale pour ce poste)
Capacité d’organisation et gestion du temps
Savoir faire face aux situations d’urgence et être capable de gérer efficacement les multitâches pendant les périodes de pic de travail

Qualités professionnelles :
Initiative et autonomie
Sens de l’organisation et respect des échéances
Anticipation sur les imprévus
Esprit d’équipe et aptitude à travailler en collaboration
Discrétion, respect de la confidentialité
Savoir-faire relationnel
Qualités relationnelles développées
Capacité d’adaptation
Dynamisme

Diplôme :
Formation supérieure

Expérience Professionnelle 
Une expérience significative en qualité d’Assistante de Direction
Deux références obligatoires

Conditions et modalités Type du contrat :
CDI

Modalités d’envoi des candidatures
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) avec en titre Candidature Assistante de Direction à : 

Date de fin de validité de l’annonce 30/12/2014